Обсудили с HR-экспертом и спикером курса «Цифры в HR» Юлией Бережновой.
За 15 лет работы в HR мне не раз приходилось убеждать руководство или коллег что-то менять. Я приводила аргументы, цифры, факты и наблюдала, как коллеги реагируют на мои данные. В итоге сделала вывод: когда HR-данные наглядны и есть возможность смотреть их в моменте и в динамике, сопоставлять с другими бизнес-показателями — бизнес одобряет инициативы и принимает нужные решения очень быстро.
В этой статье я поделюсь тремя дашбордами, которые помогают мне и команде сделать HR-процессы прозрачными. Я расскажу, какие показатели мы брали в каждый из дашбордов и как это помогало мне в работе.
В этой статье я поделюсь тремя дашбордами, которые помогают мне и команде сделать HR-процессы прозрачными. Я расскажу, какие показатели мы брали в каждый из дашбордов и как это помогало мне в работе.
Дашборд — это по сути презентация: мы графически показываем данные, которые обычно принято собирать в отчёты.
Дашборд по найму
В этот дашборд мы брали 6 ключевых показателей:
- укомплектованность штата;
- скорость закрытия вакансий;
- количество дней на каждом этапе воронки;
- текучесть общая и в разрезе различных дополнительных параметров: стаж, подразделение, возраст и так далее;
- причины увольнения.
Анализ показателей дашборда позволяет правильно рассчитать ресурсы, выбрать инструменты, настроить KPI рекрутеров или понять, чему нужно обучить руководителей в плане проведения собеседований. Приведу два примера из практики.
Как дашборд помог выделить рекрутмент в целое подразделение
В один из месяцев мы увидели по дашборду, что скорость закрытия вакансий резко снизилась. Средний срок по сравнению с прошлым месяцем увеличился на 6 дней, а по сравнению с прошлым годом в тот же период — на 8 дней. При этом количество вакансий увеличилось на 20% по сравнению с прошлым месяцем, а по сравнению с аналогичным периодом прошлого года — на 30%.
Мы провели экспресс-анализ: оценили актуальность вакансий и загрузку менеджеров по персоналу. Все вакансии были актуальными. Часть менеджеров по персоналу была вовлечена в другие проекты, не связанные с подбором. Этих проектов не было в прошлом году.
Используя данные дашборда за прошлый год, мы определили, сколько и каких именно вакансий должно быть в работе у HR-менеджера, чтобы нагрузка позволяла соблюдать сроки и при этом вести другие проекты.
Потом предложили решение: сперва — увеличить количество рекрутеров, а затем в принципе выделить рекрутмент в отдельное подразделение. Чтобы обосновать руководству увеличение затрат и расширение штата рекрутеров, хватило данных дашборда.
Как дашборд помог снизить текучку новичков
Мы анализировали текучесть в одинаковых отделах — отделы продаж, закупок и другие, — в разрезе городов и подразделений. По дашборду мы увидели, что у ряда руководителей всегда высокая текучесть новичков. Мы сопоставили это с данными по причинам увольнения в том же дашборде, и стало понятно: основных причин две — нет внимания к новичку от руководителя и конфликты с другими сотрудниками.
Взяв эти данные, мы предложили решение: внедрить систему наставничества и запустить конкурс для руководителей. После внедрения продолжили мониторить изменения в дашборде. На второй месяц после нововведений мы увидели: текучесть начала снижаться.
А ещё аналитика по подбору стимулирует бизнес перекраивать бизнес-процессы и автоматизировать функции, для которых раньше нужен был персонал. Яркий пример — ретейл: у них постоянная нехватка персонала, — такого, как кассиры, — высокая конкуренция за него на рынке труда и, как следствие, высокая стоимость подбора. Поэтому часть бизнесов сейчас активно внедряет кассы самообслуживания, чтобы снизить эти затраты.
Дашборд затрат на персонал
Этот дашборд больше всего интересен бизнесу, потому что он про эффективность и производительность. Мы берём 3 метрики:
- нагрузку ФОТ на валовую прибыль (ВАЛ),
- соотношение выполнения плана по прибыли и выполнения плана по ФОТ,
- процент сотрудников, выполнивших план.
Дашборд позволяет вовремя заметить, что ФОТ растёт быстрее прибыли, и принять меры. Руководствуясь данными, HR может предлагать решения, которые позволят компании не переплачивать и оставаться в рынке. Вот примеры.
Как дашборд помог в пересмотре систем премирования
Анализируя ФОТ продавцов, мы отметили существенное увеличение нагрузки ФОТ на ВАЛ. Прибыль компании росла, однако, темпы роста заработных плат были быстрее. Нужно было замедлить рост ФОТ и ускорить рост прибыли.
Мы с бизнес-аналитиком и руководителем отдела проанализировали ситуацию на рынке, сделки продавцов и их систему оплаты труда. После анализа было решено: прямую сдельную систему оплаты заменить и привязать общее вознаграждение к коэффициенту эффективности. Коэффициент сочетал план по количеству сделок и их наполняемость дополнительными продуктами, причем на каждый из продуктов был свой план проникновения. Например, из всех продаж не менее 50% в кредит, или не менее 20% с дополнительными продуктами. Эта мера помогла сбалансировать показатели ФОТ и ВАЛ.
Ещё интересный пример с заработными платами руководителей. Бюджетный план по ФОТ руководителей выполнялся на 95%, но при этом план по прибыли только на 70%. Погрузились в KPI и поняли, что качественные показатели тянут одеяло на себя: в гонке за отзывами и оценками клиентов, руководители теряют из вида финансовые цели. Решение очевидно: изменили KPI.
Как дашборд помог в пересмотре планов отдела продаж
По дашборду мы увидели: в отделах продаж количество сотрудников, выполняющих план, снизилось с 80% до 40%. Среднее количество сделок на 1 сотрудника также упало на 30%. Тогда мы скорректировали плановые показатели в меньшую сторону. Это позволило не вносить существенных изменений в систему мотивации, не переписывать автоматизированный расчёт, так как все понимали, что это временное явление.
Дашборд по репутации
Этот дашборд про метрики, которые влияют на лояльность сотрудников и удержание в компании. Сюда входят 6 показателей:
- вовлечённость,
- eNPS,
- удовлетворённость,
- индекс счастья,
- процент закрытия вакансий по реферальной программе,
- стоимость программы лояльности для работодателя и её ценность для сотрудника.
В отличие от первых двух, этот дашборд не бывает динамическим, потому что исследования вовлечённости и удовлетворённости компания проводит в лучшем случае два раза в год. Однако, вот примеры, как этот дашборд может быть полезен.
Как дашборд помог увидеть и решить проблемы сотрудников
После опроса вовлечённости и удовлетворённости увидели по дашборду, что в одном из подразделений показатель сильно ниже среднего. За сильным снижением удовлетворённости обычно следует падение эффективности и повышение текучести: люди попросту уходят.
Мы отправились в подразделение. Там выяснили причины, почему люди настолько недовольны и чем именно они недовольны. Проработали все проблемы и нашли решения. Все принятые меры активно освещали через каналы коммуникации.
Сотрудники увидели, что компания прислушалась к ним — значит, ценит их мнение, готова меняться. Это положительно сказалось на эффективности и текучести: никакого падения не случилось, даже наоборот. То есть, нам удалось диагностировать и устранить проблему ещё до того, как она появилась.
Как дашборд помог объяснить бизнесу важность eNPS
Есть теория: «Чем выше eNPS, тем ниже текучесть и выше процент выполнения плана по рентабельности». Но её довольно трудно объяснить бизнесу. Регулярно проводя опросы eNPS и сопоставляя данные с другими дашбордами, мы нашли доказательства: те подразделения, где зафиксирован низкий eNPS, отличались высокой текучестью и низким процентом выполнения планов. И наоборот.
Мы продемонстрировали данные бизнесу — бизнес убедился, что взаимосвязь прямая, и дал HR картбланш на то, чтобы поднимать удовлетворённость сотрудников.
Что нужно, чтобы сделать дашборд
Сначала — определите цель дашборда и показатели, которые будете отслеживать.
Дальше определите, откуда брать данные. Идеально — подтягивать из ATS-, CRM- и ERP-систем, таких как Битрикс, 1С, SAP и других подобных. Однако, для этого в компании должны быть автоматизированы процессы. Кроме того, некоторые данные — например, результаты опросов вовлечённости в бесплатных сервисах, — в любом случае придётся собирать вручную.
Следующий этап — определите, кто будет делать дашборд. Если в HR-отделе есть человек, который умеет работать в Power BI — логично поручить задачу ему. Он сможет собрать дашборд на основе табличных данных. Такой дашборд нужно будет актуализировать вручную.
Чтобы создавать дашборды, которые обновляются автоматически, нужно настроить интеграцию с различными системами. Здесь вам не обойтись без IT-отдела, потому что именно он заведует всеми программами и доступами. Договоритесь с руководителем IT, чтобы он выделил вам ресурсы, и подготовьте подробное техническое задание. В задании пропишите всё, что должно быть в дашборде, включая фильтры.
Дальше определите, откуда брать данные. Идеально — подтягивать из ATS-, CRM- и ERP-систем, таких как Битрикс, 1С, SAP и других подобных. Однако, для этого в компании должны быть автоматизированы процессы. Кроме того, некоторые данные — например, результаты опросов вовлечённости в бесплатных сервисах, — в любом случае придётся собирать вручную.
Следующий этап — определите, кто будет делать дашборд. Если в HR-отделе есть человек, который умеет работать в Power BI — логично поручить задачу ему. Он сможет собрать дашборд на основе табличных данных. Такой дашборд нужно будет актуализировать вручную.
Чтобы создавать дашборды, которые обновляются автоматически, нужно настроить интеграцию с различными системами. Здесь вам не обойтись без IT-отдела, потому что именно он заведует всеми программами и доступами. Договоритесь с руководителем IT, чтобы он выделил вам ресурсы, и подготовьте подробное техническое задание. В задании пропишите всё, что должно быть в дашборде, включая фильтры.
Почему дашборды, а не отчёты
Бывает нелегко убедить руководство и IT выделить ресурсы и внедрить HR-дашборды: ведь есть же отчёты. Вот 4 аргумента, которые помогут.
1. Всё ясно с первого взгляда. В дашборде всегда крупно выделяются основные цифры, данные визуализированы на графиках и диаграммах, поэтому всё понятно с первого взгляда. Отчёты в таблицах быстро понять не получится, нужно вчитываться. Чтобы упростить отчёт, приходится вычленять из него главное и визуализировать — а это дополнительное время и дополнительная работа.
2. Данные обновляются регулярно и автоматически. Большинство дашбордов строятся на данных из автоматизированных систем. Как только данные поступают в систему, они отражаются в дашборде. Отчёты же нужно выгружать или собирать вручную, затем отправлять коллегам и руководству. Обычно отчёты готовятся не каждый день и даже не каждую неделю — можно упустить момент.
3. Видны взаимосвязи между показателями. На дашборде отображаются сразу несколько метрик и фильтров. Можно отфильтровать данные по городам, подразделениям, должностям и другим параметрам и посмотреть ситуацию в разных разрезах, сопоставить разные метрики между собой и увидеть взаимосвязи. Чтобы реализовать то же самое в отчёте, понадобится очень много времени.
4. Дашборд всегда доступен и актуален. Можно дать всем коллегам ссылку на него, чтобы она всегда была под рукой. Отчёты в почте легко сохранить не туда и потом долго искать, а найдя, долго пытаться понять, что это за отчёт.
1. Всё ясно с первого взгляда. В дашборде всегда крупно выделяются основные цифры, данные визуализированы на графиках и диаграммах, поэтому всё понятно с первого взгляда. Отчёты в таблицах быстро понять не получится, нужно вчитываться. Чтобы упростить отчёт, приходится вычленять из него главное и визуализировать — а это дополнительное время и дополнительная работа.
2. Данные обновляются регулярно и автоматически. Большинство дашбордов строятся на данных из автоматизированных систем. Как только данные поступают в систему, они отражаются в дашборде. Отчёты же нужно выгружать или собирать вручную, затем отправлять коллегам и руководству. Обычно отчёты готовятся не каждый день и даже не каждую неделю — можно упустить момент.
3. Видны взаимосвязи между показателями. На дашборде отображаются сразу несколько метрик и фильтров. Можно отфильтровать данные по городам, подразделениям, должностям и другим параметрам и посмотреть ситуацию в разных разрезах, сопоставить разные метрики между собой и увидеть взаимосвязи. Чтобы реализовать то же самое в отчёте, понадобится очень много времени.
4. Дашборд всегда доступен и актуален. Можно дать всем коллегам ссылку на него, чтобы она всегда была под рукой. Отчёты в почте легко сохранить не туда и потом долго искать, а найдя, долго пытаться понять, что это за отчёт.
HR-дайджест
Дашборды хоть и удобны, но у руководителей не всегда есть время залезать в них и отслеживать HR-метрики. Они заняты своей работой. Поэтому полезно регулярно собирать данные со всех дашбордов в один PDF-файл или картинку и рассылать её руководителям. Я называю это «HR-дайджест».
Цель дайджеста — обратить внимание руководителей на текущие значения показателей или на их динамику.
Опытным путём я вывела: дайджест должен убираться в экран телефона. В нём должны быть только ключевые метрики, которые интересны бизнесу, а ещё рейтинги по отделам — руководители любят соревноваться между собой. Картинку нужно сопроводить справкой из нескольких предложений: выводы, гипотезы или идеи. Важно дать ссылки на сами дашборды, если кому-то захочется погрузиться в детали.
Цель дайджеста — обратить внимание руководителей на текущие значения показателей или на их динамику.
Опытным путём я вывела: дайджест должен убираться в экран телефона. В нём должны быть только ключевые метрики, которые интересны бизнесу, а ещё рейтинги по отделам — руководители любят соревноваться между собой. Картинку нужно сопроводить справкой из нескольких предложений: выводы, гипотезы или идеи. Важно дать ссылки на сами дашборды, если кому-то захочется погрузиться в детали.
В целом, дашборды всем экономят время и позволяют быстро принимать решения, без долгих сборов данных и лишних аналитических записок. Благодаря им эйчар может вовремя заметить отклонения, предвидеть, к чему они приведут, и сигнализировать бизнесу, что нужно принять меры.
Если хотите узнать больше о дашбордах и о том, как с ними работать — приходите учиться на курс «Цифры в HR».