предложение ограничено
предложение ограничено
СРОКИ АКЦИИ ОГРАНИЧЕНЫ
СРОКИ АКЦИИ ОГРАНИЧЕНЫ
СРОКИ АКЦИИ ОГРАНИЧЕНЫ
СРОКИ АКЦИИ ОГРАНИЧЕНЫ
СРОКИ АКЦИИ ОГРАНИЧЕНЫ
СРОКИ АКЦИИ ОГРАНИЧЕНЫ
СРОКИ АКЦИИ ОГРАНИЧЕНЫ
СРОКИ АКЦИИ ОГРАНИЧЕНЫ
ЛЕТНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ скидки ДО 50 %
ЛЕТНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ скидки ДО 50 %
ЛЕТНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ скидки ДО 50 %
ЛЕТНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ скидки ДО 50 %
ЛЕТНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ скидки ДО 50 %
ЛЕТНЕЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ скидки ДО 50 %
Журнал HR компас

Расширение HR-отдела: как обосновать директору новые штатные единицы

Знания
Как убедить руководство в необходимости расширения HR-отдела
О лайфхаках рассказывает Гюзель Гараева, HR-эксперт и ментор HR директоров.

Чтобы генеральный директор одобрил новый проект штатного расписания HR-службы с дополнительными сотрудниками — нужны веские аргументы. Принцип «вспотел — покажись начальству» тут не поможет.

В статье я рассказываю, что подготовиться к разговору и на какие данные опираться, чтобы обосновать новые единицы в отделе. Это не гарантирует, что новое штатное расписание вам одобрят, но очень сильно увеличит ваши шансы получить ответ «Ок».

Оцифруйте каждую функцию HR-отдела и покажите цифры

Руководителям нужна конкретика. Надо показать на цифрах пользу, которую принесет компании дополнительный сотрудник в HR-отделе.
Например, возьмём рекрутмент. Если вы сможете сократить плановые сроки выполнения заявок на подбор в два раза — это будет хорошим аргументом в пользу дополнительного рекрутера. Другим аргументом может быть снижение затрат на привлечение и оценку кандидатов на 10−20−30%.

Предположим, вы HR-generalist в одном лице: занимаетесь подбором, а также реализовываете проекты в области обучения и развития, внутренних коммуникаций и контролируете работу отдела кадров. Поэтому вы долго закрываете вакансии, что вызывает недовольство руководителей подразделений. Вы понимаете, что подбор — наиболее трудоёмкая и затратная по времени работа, на которую нужен отдельный специалист по подбору персонала.

Чтобы обосновать необходимость рекрутера:
  1. Покажите на цифрах, как сократится время подбора на вакансии и как улучшится качество подбора. Узкий специалист будет занят только подбором: будет детально прорабатывать профили кандидатов, проводить больше собеседований и HR-скринингов и быстрее передавать кондидатов. Следовательно, он сможет закрывать вакансии быстрее.
  2. Расскажите, что удастся снизить загрузку внутренних экспертов компании и линейных менеджеров. Раньше им приходилось проводить больше собеседований, так как отсутствовал профессиональный фильтр. Теперь к ним на собеседования будут попадать предварительно отобранные кандидаты.
  3. Посчитайте экономию. Если компания время от времени пользуется услугами кадровых агентств, с приходом собственного рекрутера она сможет отказаться от их услуг если не полностью, то частично. Следовательно, уменьшатся расходы на подбор.
Теперь давайте рассмотрим другой пример: сколько документов сотрудники подразделения готовят на одного сотрудника за время его работы в компании. В нашей стране высокий уровень бюрократии — приходится производить большое количество документов. Особенно сейчас, после СВО, добавилось работы, связанной с воинским учётом.
Сделайте презентацию и покажите в ней на цифрах, насколько вырос объём работы в вашем подразделении.

Предположим, раньше вы готовили семь документов на одного сотрудника, а сейчас эта цифра увеличилась втрое. Объясните, почему сейчас такой объём работы. Погрузите шефа в контекст требований законодательства и объясните риски. Приведите примеры: что будет с компанией, если вы не будете это делать? Расскажите, какие штрафы и санкции лягут на компанию и на генерального директора.

Используйте бенчмарки

Бенчмаркинг — поиск, изучение и внедрение лучшего опыта других организаций-эталонов в свою компанию. Эталоном или образцом может быть компания-конкурент или любое предприятие, которое вызывает уважение и восхищение. Неважно, в России или в мире. При этом чаще выбор падает на ту фирму, которая готова делиться своими секретами успеха. Это позволяет получить правдивую информацию из первых уст, что очень важно. И, конечно, важно сравнивать себя с компаниями своей индустрии.

Также хорошо сравнить свои собственные данные за текущий период с аналогичными периодами прошлых лет. Учитывая нагрузку на подразделение, количество персонала, общую численность в компании.

Чтобы взять лучшие практики рынка, рекомендую исследование Human Capital Index, который делает компания TalentCode. На протяжении 10 лет она каждый год проводит исследование в разных индустриях: ретейл, фарма, банковский сектор и другие. Так у вас будет актуальная информация, а ещё вы сможете быть уверены, что данные достоверны: в расчётах используется определённая методология и соблюдается единый подход к расчёту. А вот данные, которые вы соберете по знакомым, не всегда могут быть представлены руководству как достоверная информация.
Если вы сами собираете бенчмарк, следите за тем, как рассчитываются данные и что с чем сравнивается

Покажите, какие боли компании будет «лечить» новый HR-сотрудник

У генерального директора после разговора должно остаться чёткое понимание, что именно улучшится в компании. Новый сотрудник может и не лечить боли, а просто закрывать определенный участок работы. Но управленец должен понимать, какой продукт будет выдавать специалист и почему без него образуется провал. Для этого вы должны понимать бизнес своей компании: где она зарабатывает деньги, где теряет и что делают конкуренты. Почаще общайтесь с бизнес-подразделениями — они расскажут детали.
Как обосновать пользу менеджера по внутренним коммуникациям

Предположим, в компании никто не занимался внутренними коммуникациями. А в период пандемии и теперь, после СВО, стало очевидно, что работу нужно вести целенаправленно. От того, насколько информированы сотрудники, зависит их моральный дух, чувство безопасности, вовлечённость, а значит и эффективность. Учитывая количество инфоповодов в последнее время, скорость реакции и количество новых коммуникационных инструментов, в HR-службе нужна отдельная штатная единица, которая будет за этим следить.

Держитесь уверенно

Тщательно подготовьтесь к встрече с генеральным директором. Доказывая, что вам в отдел нужна дополнительная единица, вы сами должны быть в этом убеждены. Стеснение и неуверенность неприемлемы — они сведут на нет весь разговор. Непосредственно перед встречей убедитесь, что у вас достаточно времени на беседу, а шеф в хорошем расположении духа. Для этого можно заранее пообщаться с его ассистентом. Если окажется, что шеф в плохом настроении или у него очень плотное расписание, и на вас есть буквально 15 минут — лучше перенести встречу.

Заранее потренируйтесь перед зеркалом. Произнесите всё, что собираетесь сказать руководителю, и снимите свою речь на смартфон. Первый вариант видео вам, скорее всего, не понравится. Проанализируйте, что не так. Может вы используете слова-паразиты или съедаете окончания слов. Или голос звучит слишком тихо. Подкорректируйте речь и на третий-четвертый раз рассказ будет звучать лучше.

Чтобы придать себе уверенности, выпишите достижения вашего подразделения за определённый период. К примеру, год. Спросите себя: «Что компания выиграла в результате моей работы?». Теперь объективно оцените, в каких случаях были недоработки, связанные с нехваткой человеческих ресурсов. Скажите об этом. И, наконец, загляните в будущее и сформулируйте, что вы хотите усовершенствовать, какой результат получить.
Для тренировки

Представьте себя на месте руководителя. Буквально вообразите себя в его кресле и посмотрите на себя и своё обоснование его глазами. Что вы бы подумали о своём визите? Какие мысли приходят, когда вы анализируете свою работу через призму восприятия своего руководителя? Что в ваших действиях вызывает у него негатив или вопросы? Эта игра поможет понять, какие аргументы будут особенно важны.

Подготовьте ответы на неудобные вопросы

Будьте готовы дать подробные объяснения и ответить на любые вопросы генерального директора.

Возьмите с собой на встречу материалы, которые использовали, когда составляли проект нового штатного расписания. Это могут быть план подбора на полугодие, программы обучения, детальный план HR-мероприятий на следующий год и другие документы.
Разберём 3 самых неудобных вопроса.

«Не слишком ли много сотрудников будет в HR-службе?».
Апеллируйте к рабочим нормам HR-ов и их нагрузке. Приведите данные исследований: сколько новичков должен подбирать один рекрутер. Обычно это 9−12 сотрудников на массовые позиции и 4−5 специалистов и руководителей низшего звена. Одного специалиста по обучению в компании достаточно на 500 человек, а корпоративный тренер способен качественно отрабатывать 12 учебных дней в месяц по готовым программам, провести несколько новых тренингов. И наконец, инспектор отдела кадров при наличии минимальной автоматизации может вести 400−600 сотрудников.

«Не завышены ли зарплаты?».
Заранее изучите обзоры заработных плат и продемонстрируйте данные из них.

«Не лучше ли передать подбор кадровому агентству, а не брать новых рекрутеров?».
Заранее сделайте расчёт и покажите, что услуги агентства гораздо дороже, чем затраты на собственных рекрутеров, а степень погружения в бизнес-процессы компании у сторонних специалистов минимальна. Значит, точность попадания в портрет идеального кандидата будет невысока.

Продумайте план Б

Несмотря на все ваши аргументы, директор может отказать в расширении штата. Подумайте, как будете действовать в этом случае. Скорее всего, вы не станете увольняться, продолжите работать в компании и попытаетесь добиться своего через некоторое время. Но пока надо построить работу так, чтобы всё успевать теми силами, которые у вас есть.

Сначала проанализируйте, на какие рабочие операции уходит больше всего времени. Чаще всего это звонки, ответы на запросы сотрудников, консультирование линейных руководителей — то есть, рутина. Она съедает время и не даёт заняться планированием и реализацией более серьёзных задач.

3 способа оптимизации рутинных задач

Первый способ — автоматизация. Автоматизации поддаются многие операции по кадровому делопроизводству, ответы на типичные вопросы персонала, привлечение потока кандидатов на вакансии и подбор. Кроме того, автоматизация не такая дорогая и сложная, как кажется: на рынке сейчас есть бюджетные и эффективные решения на каждый HR-процесс.

Проще всего автоматизировать подбор через внедрение ATS (Applicant Tracking System). Это я всегда советую сделать первым делом в любой компании, потому что в подборе много рутинных операций, с которыми справится виртуальный помощник. ATS сэкономит время и облегчит жизнь в разы.

В автоматизации есть один нюанс — на этапе её внедрения придётся потрудиться, в том числе продать идею коллегам и научить всех работать с системой. Зато потом станет легче.

Второй способ — аутосорсинг. Многие компании отдают внешним подрядчикам, к примеру, кадровое делопроизводство и учёт персонала. Это позволяет HR-подразделению сосредоточить внимание на глобальных проектах в области развития бренда работодателя или корпоративной культуры. Можно делегировать подрядчику какой-то вид работ. Например, я готовлю много презентаций: для выступлений на конференциях и тренинговых программ. У меня нет времени на подбор картинок, выравнивание шрифтов. Поэтому я сотрудничаю с дизайнером. Он уже знает и понимает мои требования.

Третий способ — бесплатные стажировки. Компании, в которых я работала в качестве HR-а, привлекали на стажировку студентов. Мои коллеги сильно сомневались, что мы найдем стажёров за бесплатно. Но мы решили эту проблему: правильно организовали работу с ВУЗами, участвовали в ярмарках вакансий для студентов. Ребятам было интересно и полезно окунуться в мир бизнеса, несмотря на то, что они выполняли рутинную работу.

Работа со стажёрами дала еще один приятный эффект: через год мы стали закрывать все стартовые позиции, приглашая студентов уже на постоянную работу. Ведь мы уже видели их в работе, а они узнали компанию изнутри.
Резюмируем. Чтобы обсудить с шефом вопрос расширения штата, вам нужно:
  1. Описать конкретную пользу будущего сотрудника.
  2. Подкрепить пользу цифрами: показать объём работы сейчас и показать, как улучшится ситуация, если взять новую единицу.
  3. Подготовить презентацию с цифрами, а также изучить бенчмарки и данные обзоров заработных плат.
  4. Прорепетировать речь и аргументацию.
  5. Убедиться, что у шефа есть время на встречу и он в хорошем настроении.
  6. Самому быть в хорошем настроении и держаться уверенно.
  7. Подготовить ответы на возможные вопросы.
  8. Продумать план Б.

Если у вас есть трудности с оцифровкой HR-процессов, аналитикой и бюджетированием — приходите ко мне на курс «Цифры в HR». Я научу вас тому, какие цифры считать и как их презентовать руководству, чтобы добиваться нужных вам решений. После курса вы сможете уверенно общаться с бизнесом на языке цифр.