У нас в компании несистемная автоматизация. Как это исправить?

Гюзель Гараева, HR эксперт и ментор HR директоров:

— Когда в компании много разных программ для контроля и учёта процессов — я называю такую автоматизацию «зоопарк IT-решений». Она не упрощает, а усложняет работу. Приходится заходить в каждую программу, переносить данные, потому что системы никак не связать друг с другом. Надо быть предельно внимательным, чтобы не наделать ошибок или не пропустить что-нибудь. А ещё у каждой программы свой интерфейс и особенности. Пока в каждой разберёшься и запомнишь, куда кликать — состаришься.

Как же перейти от программного беспредела к цельной системе?

Первое, что нужно сделать — здраво оценить потребности компании. Иногда «зоопарк IT-решений» — вполне рабочая схема, которую не стоит трогать. Возьмём небольшую компанию, которая только начала автоматизацию HR-процессов. Логично автоматизировать по шагам — так будет быстрее и легче для бюджета. К полной автоматизации компания просто не готова — это слишком масштабный и дорогой проект.

Когда я работала в небольшой промышленной компании, то начала с автоматизации рекрутмента. И уже позже внедрила платформу, которая автоматизировала внутренние коммуникации, обучение, оценку сотрудников и управление талантами. На этот процесс ушло 9 месяцев. Можно сказать, что я буквально выносила и родила новый проект :)

Если вы понимаете, что компания выросла и «зоопарк» стал мешать эффективной работе — идите к руководству и грамотно презентуйте ему идею цельной экосистемы:

1. Проведите аудит имеющихся процессов. С помощью анализа и опроса сотрудников выясните, какие процессы идут медленно.
2. Подсчитайте убытки компании от отсутствия единой системы. Например, из-за сложной программы по обучению, новые сотрудники плохо усваивают материал. Из-за недостатка знаний они не могут закрыть сделку с потенциальным клиентом. Компания терпит убытки.
3. Сделайте дорожную карту автоматизации. Это наглядная презентация со сроками реализации и выгодами от внедрения.
4. Смело идите к руководству с полученными данными.

Когда я пришла на позицию HRD в компанию ОБИ, она находилась на бумажном уровне развития. Все процессы осуществлялись в экселе. Это было просто ужасно: компания крупная, данных много и постоянно что-то да теряется.

Я начала внедрять системы. Поменяла систему документооборота. Затем запустила курсы по обучению сотрудников, внедрила базу знаний. Шаг за шагом всё автоматизировала. Вначале стало легче, а потом я поняла, что сама забываю, в какой программе что находится. ОБИ — это крупная международная компания, которой просто необходима цельная система.

Поэтому я без тени сомнения пошла к руководству и выбила 10 миллионов на создание единой системы! В 2015 году это были очень большие деньги, которые давали только штаб-квартире. Почему я их получила? Потому что грамотно донесла до руководства ценность и выгоды от внедрения: уверенно говорила, не заваливала начальника горой бумажек, показывала только самые важные цифры. Но главное — объяснила пользу, которую получит вся компания.

О том, как научиться внедрять проекты, полезные для бизнеса — я подробно рассказываю на курсе «HR директор». Там я делюсь своим опытом, кейсами и полезными лайфхаками, чтобы все презентации для руководства были наглядными и по делу.

А на курсе «Цифры в HR» избавляю от страха цифр. Учу грамотно использовать их в работе, а ещё учу правильно готовить отчётность, чтобы подсвечивать руководству только важные цифры и добиваться нужных решений.