7 советов, как HR-специалисту подготовиться к переговорам

2023-09-29 17:16 Знания

Обсудили с Алексеем Урванцевым — тренером по интегрированным речевым технологиям в выступлениях, продажах, управлении и переговорах.

Что делает эйчар, когда нужно оформить ДМС для сотрудников, закупить канцелярию или организовать тренинг? Ищет подрядчиков и ведёт с ними переговоры о сотрудничестве. И если он сможет заключить договор на выгодных условиях, то не только сэкономит деньги компании, но и завоюет авторитет у руководства.

Что нужно сделать, чтобы переговоры прошли успешно, нам рассказал Алексей Урванцев. Мы за ним всё записали.

Совет №1 – договоритесь о встрече в подходящих условиях

Многие не придают этому большое значение. Ведь минутное дело – посмотреть своё расписание и воткнуть встречу в свободное окошко. Но для хороших переговоров нужны подходящие условия:

Время. Оно должно быть удобным для обеих сторон и обязательно с запасом, чтобы спокойно обсудить все важные детали. Если у вас через полчаса новая встреча – лучше перенести переговоры.
Место. Для переговоров нужна комфортная атмосфера, где ничто и никто не отвлекает. Кафе с громкой музыкой – неподходящее место. А вот просторный кабинет, где нет посторонних раздражающих звуков – отличный вариант.

Совет №2 – заранее составьте досье на компанию

Вот что желательно выяснить до того, как вы начнёте переговоры:

Кто является ЛПР – лицом, принимающим решения. На переговорах старайтесь коммуницировать именно с ним, ведь за этим человеком финальный вердикт. Если он не присутствует на встрече – выясните, на что он опирается при принятии решения и используйте при общении с оппонентами.
Схема принятия решения. Даёт понимание, сколько действий надо совершить, чтобы договориться о сотрудничестве. Например,некоторые компании отправляют менеджеров, которые имеют право принять решение сразу после переговоров. А в других организациях каждое действие обсуждается на нескольких уровнях: предварительное решение согласует руководитель отдела, затем региональный менеджер и только после этого подписывается договор. Определите, что для вас важно: оперативность для быстрого закрытия сделки, или сотрудничество с конкретной компанией/брендом.
Негативный и положительный опыт проектов.
Условия работы по отрасли.
Стиль ведения переговоров.

Если удастся собрать достаточно информации – вы будете меньше волноваться на переговорах. Так как заранее знаете, чего ожидать от оппонента.

Как получить необходимую информацию?
Спросить коллег из других компаний напрямую, если у вас хороший нетворк.
Почитать отзывы о компании.
Задать вопросы на форумах.
Провести опрос среди сотрудников – возможно, кто-то уже с ними работал.
Изучить социальные сети и сайт оппонентов – отличный способ посмотреть, как подрядчики общаются с аудиторией и работают с возражениями.

Совет №3 – соберите группу поддержки

От крупных компаний часто приходит несколько представителей. Заранее узнайте, сколько человек будет на переговорах и возьмите с собой коллег. Перед встречей обсудите с ними стратегию поведения. На переговорах вы – одна команда. Нельзя спорить и перебивать; если вы говорите – остальные молчат. Если кто-то захочет высказать своё мнение – пусть делает это в перерыве.

Совет №4 – составьте список вопросов

Список поможет не забыть важные моменты. Вопросы в нём должны быть открытыми и максимально понятными, без скрытых смыслов. Например, вопрос «А скидку сделаете?» – закрытый: на него можно ответить только да или нет. Такие односложные ответы вам ничем не помогут. А открытый вопрос «На каких условиях возможна скидка в 15%?» сработает гораздо лучше: оппоненту придётся отвечать развёрнуто, и вы узнаете полезную информацию.

Во время переговоров не читайте вопросы сплошняком с листа. Важно следить за нитью разговора и не перескакивать с одной темы на другую, иначе оппоненты засомневаются в вашей адекватности.

Совет №5 – сформируйте матрицу информации и матрицу уступок

Они сделают план переговоров наглядным.

Совет №6 – пропишите варианты негативного сценария переговоров

Негативный сценарий нужен, чтобы вы заранее составили план действий при неподходящих условиях. И меньше расстраивались, если переговоры пройдут не так, как хотелось бы.

Чтобы его составить, ответьте для себя на два вопроса:

Если соглашение на переговорах не достигнуто, какие варианты будут наилучшими для нас?
Какие альтернативы есть у оппонентов?

Совет №7 – выберите стиль ведения переговоров

Существует 5 стилей переговоров.

Соревновательный: «Я выиграю, а вы проиграете».
Уступчивый: «Я проиграю, а вы выиграете».
Уклоняющийся: «Я проиграю, вы проиграете».
Компромиссный: «Я в чём-то выиграю или проиграю, вы в чём-то выиграете или проиграете».
Сотрудничество: «Я выиграю, и вы выиграете».

Если хотите работать вдолгую и строить экологичные отношения на взаимном уважении – выбирайте компромиссный стиль или сотрудничество. Иначе рискуете получить некачественные услуги и постоянные конфликты с оппонентами.

Одно из главных условий успешных переговоров — уверенность. Хорошие продажники отлично считывают настроение оппонента. Если они поймут, что вы сильно нервничаете и не знаете, чего хотите от сотрудничества — обязательно используют это в своих целях. Поэтому воспользуйтесь советами Алексея, чтобы хорошо подготовиться к переговорам:

Выберите комфортное время и место.
Составьте досье.
Соберите группу поддержки в лице других сотрудников.
Запишите вопросы, которые хотите задать.
Составьте матрицы информации и уступок.
Пропишите варианты негативного сценария.
Выберите стиль ведения переговоров.

С переговорами мы сталкиваемся не только в работе, но и в жизни: торгуемся на рынке, решаем, кто заберёт ребёнка из школы. Но не придаём этому особого значения, а зря. Ведь от их успеха зависит наш дальнейший комфорт. Попробуйте применить советы за пределами работы — и вы увидите, как изменится качество жизни.

Если вы хотите прокачать себя в переговорах, приходите на курс «Эффективный руководитель»: Алексей Урванцев в своём модуле «Навыки переговоров» познакомит вас с техниками убеждения и аргументации.