Организационный дизайн: что нужно знать HR

2023-11-30 16:18 Знания

Наверняка хоть раз, но все сталкивались с компанией, где в процессах — хаос. Непонятно, как принимаются решение, кто за что отвечает. Чтобы согласовать проект, надо презентовать одному начальнику, потом другому, третьему — и каждый вносит свои корректировки, а за кем финальное «Да» — не ясно. Всё это — и многое другое — тормозит развитие компании и отбивает желание в ней работать.

Навести порядок помогает организационный дизайн. В этой статье мы поговорим о том, что это такое. А также расскажем, что стоит учесть при разработке и на этапе внедрения проекта.

Что такое организационный дизайн

Организационный дизайн — это проектирование структуры компании, системы управления, принципов взаимодействия и распределения ответственности внутри компании. Задача — построить внутренние процессы так, чтобы увеличить эффективность компании и сделать её устойчивее.

Что входит в оргдизайн?

Дизайн оргструктуры. Построение схемы с указанием должностей, отделов, подразделений и связей между ними.
Дизайн бизнес-модели. Разработка основной бизнес-стратегии, составление плана по работе с талантами, разработка корпоративной культуры.
Дизайн работы. Построение кадрового планирования и архитектуры работы, распределение обязанностей.
Дизайн операционной модели. Разработка принципов оперативного управления, установка метрик.
Рабочий дизайн. Разработка системы мотивации.

Можно ли обойтись без организационного дизайна? И да, и нет. Нет ни одной компании, где совсем не было бы организационного дизайна. Например, почти в каждой компании описана оргструктура и есть система мотивации сотрудников.

Однако, каждая компания выбирает, заниматься оргдизайном целенаправленно или нет. Если не заниматься, то компания, конечно, не закроется. Но многие процессы в ней будут идти не по оптимальному пути, а по старинке. Если же уделять внимание оргдизайну — можно упростить и ускорить процессы, повысить эффективность организации и её устойчивость.

Запрос на оргдизайн обычно возникает, когда компания трансформируется или проходит кризис, потому что появляются новые процессы, новые должности и отделы. Из-за них привычная структура усложняется, и компания теряет управляемость.

Что учесть при работе с организационным дизайном

№ 1. Организационный дизайн нельзя создать по шаблону. Не получится посмотреть чей-то кейс и повторить его один в один, потому что на организационный дизайн влияет 4 фактора.

Бизнес-стратегия компании. Она помогает расставить приоритеты в организации: над чем работать в первую очередь, а что — отложить на потом.
Технологии. Оргдизайн в компании с полноценной IT-системой отличается от оргдизайна в компании с бумажным уровнем развития.
Размер компании. Перед компанией из 20 человек стоят совсем другие цели, чем перед корпорацией на 200 тысяч человек.
Стадия развития. Новообразованной компании или стартапу нужно одно, а зрелой компании — другое.

№ 2. HR не может разработать оргдизайн в одиночку. Как мы уже говорили выше, оргдизайн включает 5 элементов, которые очень глубоко касаются бизнеса. Поэтому в работу обязательно должны быть вовлечены топ-менеджеры и ключевые коллеги из бизнеса. В противном случае созданный проект уйдёт в стол и никогда не будет внедрён.

Например, компания Росатом создала КПИ — команды поддержки изменений. Руководство предложило сотрудникам стать движущей силой изменений. Из желающих сформировали команды и распределили их по проектам.

№ 3. Организационный дизайн — не временный проект, а непрерывный процесс. Не существует идеальных инструкций, оргструктур и стратегий, поэтому не получится один раз всё расписать, внедрить и успокоиться. Организационный дизайн живёт и меняется вместе с компанией, поэтому его придётся пересматривать и совершенствовать.

Рассмотрим пример.

Строительная компания с филиалами в нескольких городах стабильно развивалась до 2020 года. А затем грянула пандемия. Людям стало скучно просто сидеть дома, они решили заняться ремонтом, и спрос на строительные материалы резко возрос. Колл-центр не справлялся с количеством заказов, и руководство приняло решение расширить штат. Новые сотрудники должны приступить к работе быстро и при этом обеспечить качественный сервис. Для этого создали отдел по обучению, базу знаний и ввели должность «Бадди» — опытные сотрудники, которые прослушивают звонки и помогают новичкам в адаптации. Для оценки качества работы и качества адаптации ввели KPI.

Что произошло с точки зрения оргдизайна:
В оргструктуре компании появился новый отдел.
С точки зрения дизайна работы — у сотрудников появились новые обязанности.
Изменился рабочий дизайн: поменялась система мотивации сотрудников колл-центра.

№ 4. Регламентация должна быть разумной. Не надо регламентировать и упорядочивать всё и сразу. Есть риск потратить много времени, а за это время процессы уже поменяются.

Чтобы не заниматься бесполезной работой, стоит разделить процессы на три группы:

Категория A — нужно регламентировать максимально подробно, с пошаговыми инструкциями, схемами и наглядными иллюстрациями. Например, на производстве в категорию «А» могут попасть должностные инструкции рабочих.

Категория Б — приступать к регламентации только после того, как описан процесс А.

Категория C — приступать к регламентации рано. В небольшой компании не к спеху писать документ о работе с талантами.

Как понять, какие процессы регламентировать прямо сейчас и подробно, а с какими можно повременить?

Ответить на 4 вопроса:
Этот процесс – проблемный? Если нет, то и смысла в регламентации нет.
Сколько человек задействовано в процессе? Если 2, можно обойтись без регламента. Если 100 – без него никак.
Регламенты нужны линейному персоналу или экспертам? В первом случае лучше расписать всё подробно. Во втором – можно составить общее описание, объяснить только суть.
Как быстро всё меняется внутри компании? Если скорость изменений высокая – нет смысла долго расписывать регламенты.

Как внедрить проект по организационному дизайну

Процесс внедрения можно разделить на 4 шага.

Диагностика. Нужно найти узкие места в компании. Это поможет понять, что нужно внедрить в первую очередь. На этапе диагностики необходимо:

Собрать метрики — численность сотрудников, производительность труда, уровень заработной платы и так далее.
Провести опрос среди сотрудников — какие есть проблемы в компании, с чем возникают сложности в работе.
Изучить оргдизайн конкурентов.

Расстановка приоритетов. После сбора данных нужно обозначить целевые показатели по главным бизнес-процессам и сравнить их с реальными. Это поможет верно расставить приоритеты: там, где показатели проседают — нужно внедрять элементы оргдизайна в первую очередь.

Например, в компании очень высокий показатель текучести. При опросе было выявлено, что сотрудники недовольны «размытыми обязанностями». Им приходится выполнять работу, которая не входит в их список обязанностей и за которую не доплачивают. Тут есть смысл поработать с организационной структурой. Почему руководство даёт такие задачи? Возможно, надо ввести дополнительную штатную единицу, которая будет выполнять эту работу.

Составление дорожной карты. Это план, по которому будет двигаться компания. Все процессы должны быть расписаны максимально подробно, с примерными сроками их исполнения. Чтобы не забросить внедрение, необходимо контролировать выполнение в реперных точках — проводить планёрки, собрания.

Внедрение изменений. На этом этапе руководство и сотрудники уже должны быть в курсе грядущих изменений. Если сделать предыдущие шаги молча, не привлекая никого к разработке — HR столкнётся с жесточайшим сопротивлением. Сотрудники найдут миллион причин, чтобы не менять существующий уклад. А если их подготовить заранее и вовлечь в процесс — новая система быстрее и легче приживётся.

Как понять, что организационный дизайн работает

Главное — оценить организационную эффективность. Если она выше, чем была до внедрения изменений — компания идёт по правильному пути.

Измерить организационную эффективность можно с помощью трёх подходов:

Ресурсный подход. Оценка имеющихся ресурсов.
Процессный подход. Оценка внутренних коммуникаций в компании.
Целевой подход. Оценка достижения поставленных целей и задач.

Подведём итоги. Организационный дизайн — необходимая составляющая для любой компании. Без него сложно развиваться, повышать эффективность сотрудников и набирать таланты.

Для оргдизайна нет единого шаблона «бери и внедряй». То, какие элементы и когда будут внедряться — зависит от размеров, специфики деятельности, ценностей компании. Это непрерывный процесс, который нужно постоянно контролировать и корректировать при необходимости.

Чтобы оргдизайн был грамотно внедрён и быстро прижился в компании — необходима вовлечённость сотрудников и руководства. К разработке проекта важно привлечь всех руководителей и ключевых сотрудников. Без их обратной связи и помощи изменения будут неэффективными, а HR погрязнет в оформлении регламентов, которые никто не станет соблюдать.

Также полезно задействовать консультантов по организационному дизайну, которые помогут пройти процесс наиболее безболезненно и поделятся опытом.