Организационный дизайн: что нужно знать HR

2023-11-30 16:18 Знания

Наверняка хоть раз, но#nbsp;все сталкивались с#nbsp;компанией, где в#nbsp;процессах#nbsp;— хаос. Непонятно, как принимаются решение, кто за#nbsp;что отвечает. Чтобы согласовать проект, надо презентовать одному начальнику, потом другому, третьему#nbsp;— и#nbsp;каждый вносит свои корректировки, а#nbsp;за#nbsp;кем финальное «Да»#nbsp;— не#nbsp;ясно. Всё это#nbsp;— и#nbsp;многое другое#nbsp;— тормозит развитие компании и#nbsp;отбивает желание в#nbsp;ней работать.

Навести порядок помогает организационный дизайн. В#nbsp;этой статье мы#nbsp;поговорим о#nbsp;том, что это такое. А#nbsp;также расскажем, что стоит учесть при разработке и#nbsp;на#nbsp;этапе внедрения проекта.

Что такое организационный дизайн

Организационный дизайн#nbsp;— это проектирование структуры компании, системы управления, принципов взаимодействия и#nbsp;распределения ответственности внутри компании. Задача#nbsp;— построить внутренние процессы так, чтобы увеличить эффективность компании и сделать её устойчивее.

Что входит в#nbsp;оргдизайн?

Дизайн оргструктуры. Построение схемы с#nbsp;указанием должностей, отделов, подразделений и#nbsp;связей между ними.
Дизайн бизнес-модели. Разработка основной бизнес-стратегии, составление плана по#nbsp;работе с#nbsp;талантами, разработка корпоративной культуры.
Дизайн работы. Построение кадрового планирования и#nbsp;архитектуры работы, распределение обязанностей.
Дизайн операционной модели. Разработка принципов оперативного управления, установка метрик.
Рабочий дизайн. Разработка системы мотивации.

Можно#nbsp;ли обойтись без организационного дизайна? И#nbsp;да, и#nbsp;нет. Нет ни#nbsp;одной компании, где совсем не#nbsp;было#nbsp;бы организационного дизайна. Например, почти в#nbsp;каждой компании описана оргструктура и#nbsp;есть система мотивации сотрудников.

Однако, каждая компания выбирает, заниматься оргдизайном целенаправленно или нет. Если не#nbsp;заниматься, то#nbsp;компания, конечно, не#nbsp;закроется. Но#nbsp;многие процессы в#nbsp;ней будут идти не#nbsp;по#nbsp;оптимальному пути, а#nbsp;по#nbsp;старинке. Если#nbsp;же уделять внимание оргдизайну#nbsp;— можно упростить и#nbsp;ускорить процессы, повысить эффективность организации и#nbsp;её#nbsp;устойчивость.

Запрос на#nbsp;оргдизайн обычно возникает, когда компания трансформируется или проходит кризис, потому что появляются новые процессы, новые должности и#nbsp;отделы. Из-за них привычная структура усложняется, и#nbsp;компания теряет управляемость.

Что учесть при работе с организационным дизайном

№ 1. Организационный дизайн нельзя создать по#nbsp;шаблону. Не#nbsp;получится посмотреть чей-то кейс и#nbsp;повторить его один в#nbsp;один, потому что на#nbsp;организационный дизайн влияет 4 фактора.

Бизнес-стратегия компании. Она помогает расставить приоритеты в#nbsp;организации: над чем работать в#nbsp;первую очередь, а#nbsp;что#nbsp;— отложить на#nbsp;потом.
Технологии. Оргдизайн в#nbsp;компании с#nbsp;полноценной IT-системой отличается от#nbsp;оргдизайна в#nbsp;компании с#nbsp;бумажным уровнем развития.
Размер компании. Перед компанией из#nbsp;20 человек стоят совсем другие цели, чем перед корпорацией на#nbsp;200 тысяч человек.
Стадия развития. Новообразованной компании или стартапу нужно одно, а#nbsp;зрелой компании#nbsp;— другое.

№ 2. HR#nbsp;не#nbsp;может разработать оргдизайн в#nbsp;одиночку. Как мы#nbsp;уже говорили выше, оргдизайн включает 5 элементов, которые очень глубоко касаются бизнеса. Поэтому в#nbsp;работу обязательно должны быть вовлечены топ-менеджеры и#nbsp;ключевые коллеги из#nbsp;бизнеса. В#nbsp;противном случае созданный проект уйдёт в#nbsp;стол и#nbsp;никогда не#nbsp;будет внедрён.

Например, компания Росатом создала КПИ#nbsp;— команды поддержки изменений. Руководство предложило сотрудникам стать движущей силой изменений. Из#nbsp;желающих сформировали команды и#nbsp;распределили их#nbsp;по#nbsp;проектам.

№ 2. Организационный дизайн#nbsp;— не#nbsp;временный проект, а#nbsp;непрерывный процесс. Не#nbsp;существует идеальных инструкций, оргструктур и#nbsp;стратегий, поэтому не#nbsp;получится один раз всё расписать, внедрить и#nbsp;успокоиться. Организационный дизайн живёт и#nbsp;меняется вместе с#nbsp;компанией, поэтому его придётся пересматривать и#nbsp;совершенствовать.

Рассмотрим пример.

Строительная компания с#nbsp;филиалами в#nbsp;нескольких городах стабильно развивалась до#nbsp;2020 года. А#nbsp;затем грянула пандемия. Людям стало скучно просто сидеть дома, они решили заняться ремонтом, и#nbsp;спрос на#nbsp;строительные материалы резко возрос. Колл-центр не#nbsp;справлялся с#nbsp;количеством заказов, и#nbsp;руководство приняло решение расширить штат. Новые сотрудники должны приступить к#nbsp;работе быстро и#nbsp;при этом обеспечить качественный сервис. Для этого создали отдел по#nbsp;обучению, базу знаний и#nbsp;ввели должность «Бадди»#nbsp;— опытные сотрудники, которые прослушивают звонки и#nbsp;помогают новичкам в#nbsp;адаптации. Для оценки качества работы и#nbsp;качества адаптации ввели KPI.

Что произошло с#nbsp;точки зрения оргдизайна:
В#nbsp;оргструктуре компании появился новый отдел.
С#nbsp;точки зрения дизайна работы#nbsp;— у#nbsp;сотрудников появились новые обязанности.
Изменился рабочий дизайн: поменялась система мотивации сотрудников колл-центра.

№ 4. Регламентация должна быть разумной. Не#nbsp;надо регламентировать и#nbsp;упорядочивать всё и#nbsp;сразу. Есть риск потратить много времени, а#nbsp;за#nbsp;это время процессы уже поменяются.

Чтобы не#nbsp;заниматься бесполезной работой, стоит разделить процессы на#nbsp;три группы:

Категория A —#nbsp;нужно регламентировать максимально подробно, с#nbsp;пошаговыми инструкциями, схемами и#nbsp;наглядными иллюстрациями. Например, на#nbsp;производстве в#nbsp;категорию «А» могут попасть должностные инструкции рабочих.

Категория#nbsp;Б —#nbsp;приступать к#nbsp;регламентации только после того, как описан процесс А.

Категория C#nbsp;— приступать к#nbsp;регламентации рано. В#nbsp;небольшой компании не#nbsp;к#nbsp;спеху писать документ о#nbsp;работе с#nbsp;талантами.

Как понять, какие процессы регламентировать прямо сейчас и подробно, а с какими можно повременить?

Ответить на 4 вопроса:
Этот процесс – проблемный? Если нет, то и смысла в регламентации нет.
Сколько человек задействовано в процессе? Если 2, можно обойтись без регламента. Если 100 – без него никак.
Регламенты нужны линейному персоналу или экспертам? В первом случае лучше расписать всё подробно. Во втором – можно составить общее описание, объяснить только суть.
Как быстро всё меняется внутри компании? Если скорость изменений высокая – нет смысла долго расписывать регламенты.

Как внедрить проект по организационному дизайну

Процесс внедрения можно разделить на#nbsp;4 шага.

Диагностика. Нужно найти узкие места в#nbsp;компании. Это поможет понять, что нужно внедрить в#nbsp;первую очередь. На#nbsp;этапе диагностики необходимо:

Собрать метрики#nbsp;— численность сотрудников, производительность труда, уровень заработной платы и#nbsp;так далее.
Провести опрос среди сотрудников#nbsp;— какие есть проблемы в#nbsp;компании, с#nbsp;чем возникают сложности в#nbsp;работе.
Изучить оргдизайн конкурентов.

Расстановка приоритетов. После сбора данных нужно обозначить целевые показатели по#nbsp;главным бизнес-процессам и#nbsp;сравнить их#nbsp;с#nbsp;реальными. Это поможет верно расставить приоритеты: там, где показатели проседают#nbsp;— нужно внедрять элементы оргдизайна в#nbsp;первую очередь.

Например, в#nbsp;компании очень высокий показатель текучести. При опросе было выявлено, что сотрудники недовольны «размытыми обязанностями». Им#nbsp;приходится выполнять работу, которая не#nbsp;входит в#nbsp;их#nbsp;список обязанностей и#nbsp;за#nbsp;которую не#nbsp;доплачивают. Тут есть смысл поработать с#nbsp;организационной структурой. Почему руководство даёт такие задачи? Возможно, надо ввести дополнительную штатную единицу, которая будет выполнять эту работу.

Составление дорожной карты. Это план, по#nbsp;которому будет двигаться компания. Все процессы должны быть расписаны максимально подробно, с#nbsp;примерными сроками их#nbsp;исполнения. Чтобы не#nbsp;забросить внедрение, необходимо контролировать выполнение в#nbsp;реперных точках#nbsp;— проводить планёрки, собрания.

Внедрение изменений. На#nbsp;этом этапе руководство и#nbsp;сотрудники уже должны быть в#nbsp;курсе грядущих изменений. Если сделать предыдущие шаги молча, не#nbsp;привлекая никого к#nbsp;разработке#nbsp;— HR#nbsp;столкнётся с#nbsp;жесточайшим сопротивлением. Сотрудники найдут миллион причин, чтобы не#nbsp;менять существующий уклад. А#nbsp;если их#nbsp;подготовить заранее и#nbsp;вовлечь в#nbsp;процесс#nbsp;— новая система быстрее и#nbsp;легче приживётся.

Как понять, что организационный дизайн работает

Главное#nbsp;— оценить организационную эффективность. Если она выше, чем была до#nbsp;внедрения изменений#nbsp;— компания идёт по#nbsp;правильному пути.

Измерить организационную эффективность можно с#nbsp;помощью трёх подходов:

Ресурсный подход. Оценка имеющихся ресурсов.
Процессный подход. Оценка внутренних коммуникаций в#nbsp;компании.
Целевой подход. Оценка достижения поставленных целей и#nbsp;задач.

Подведём итоги. Организационный дизайн#nbsp;— необходимая составляющая для любой компании. Без него сложно развиваться, повышать эффективность сотрудников и#nbsp;набирать таланты.

Для оргдизайна нет единого шаблона «бери и#nbsp;внедряй». То, какие элементы и#nbsp;когда будут внедряться#nbsp;— зависит от#nbsp;размеров, специфики деятельности, ценностей компании. Это непрерывный процесс, который нужно постоянно контролировать и#nbsp;корректировать при необходимости.

Чтобы оргдизайн был грамотно внедрён и#nbsp;быстро прижился в#nbsp;компании#nbsp;— необходима вовлечённость сотрудников и#nbsp;руководства. К#nbsp;разработке проекта важно привлечь всех руководителей и#nbsp;ключевых сотрудников. Без их#nbsp;обратной связи и#nbsp;помощи изменения будут неэффективными, а#nbsp;HR погрязнет в#nbsp;оформлении регламентов, которые никто не#nbsp;станет соблюдать.

Также полезно задействовать консультантов по#nbsp;организационному дизайну, которые помогут пройти процесс наиболее безболезненно и#nbsp;поделятся опытом.